איך צוות קטן עובד עם KolHive

ניקח לדוגמה את משרד ראיית החשבון של נועה בתל אביב, שבו עובדים חמישה אנשים. נועה שומרת את תיקי המס של הלקוחות בתיקייה על מחשב Windows שולחני במשרד, כך שרואי החשבון בצוות פותחים אותם מהטלפונים ומהמחשבים הניידים שלהם. הצוות שלה גם בונה אפליקציה בתוך KolHive למשימה ממוקדת אחת, כמו בדיקת סיכומי חשבוניות.

חלק מהיכולות של מסלול העסקים (Business) פעילות כבר היום, ואחרות נמצאות בבדיקה ונפתחות בהדרגה מחברה לחברה. כבר היום אפשר להגדיר ארבעה תפקידים בארגון, ליצור קישורי שיתוף שפגים אוטומטית אחרי 30 יום כברירת מחדל, לנהל את נפח האחסון הארגוני, ולחבר מפתחות AI משלכם או מודלים מקומיים. מרחבי חברה, תיקיות חברה משותפות, קריאת קובצי מסדי נתונים מתוכנות ותיקות, פורטל הניהול וכלי ההתקנה למספר מחשבים נמצאים כרגע בבדיקה.

תפקידים ופרטיות

בארגון יש ארבעה תפקידים שקובעים מי יכול לצפות בקבצים, לערוך קבצים ולנהל הגדרות. מנהלי המערכת מנהלים גם את האחסון של הארגון.

תפקידים והרשאות בארגון ב־KolHive
תפקיד	מה התפקיד מאפשר לעשות
בעלים (Owner)	מחזיק בפרטי החיוב ומנהל את הארגון.
מנהל מערכת (Admin)	מנהל אנשים, הגדרות ואת נפח האחסון של הארגון.
חבר צוות (Member)	קורא וכותב קבצים במרחבי החברה.
צופה (Viewer)	קורא קבצים בלבד, כולל בתוך הצוותים של הארגון.

מנהלי מערכת רואים את מרחבי החברה ולעולם אינם רואים את הקבצים הפרטיים של חברי הצוות. אם איתי עובד במשרד ראיית החשבון של נועה ושומר מסמכים אישיים במרחב הפרטי שלו, נועה לא יכולה לצפות בקבצים האלה או לראות את הרשימה שלהם. כשחברי הארגון יוצרים קישורי שיתוף עבור לקוחות, תוקף הקישורים פג אחרי 30 יום כברירת מחדל, ומנהל מערכת יכול לשנות את זמן התפוגה.

תיקיות חברה ונתונים מתוכנות ותיקות

תיקיות חברה משותפות הן הבסיס של מרחב החברה, והן נמצאות כרגע בבדיקה. בוחרים תיקייה במחשב שולחני ומשתפים אותה עם החברה, כך שחברי הצוות יכולים לפתוח אותה מטלפון, מטאבלט או מדפדפן. לדוגמה, נועה משתפת את תיקיית המיסים של הלקוחות מהמחשב השולחני במשרד בתל אביב, ומיכל פותחת את הקבצים האלה בדפדפן מ־iPad בחיפה.

חברי הצוות יכולים לחפש בתיקיית חברה לפי שם קובץ מכל מכשיר. במחשבים שולחניים אפשר גם להפעיל אינדוקס אופציונלי של טקסט בתוך מסמכים ושל טקסט מוקלד שמופיע בתמונות. שתי האפשרויות כבויות עד שמפעילים אותן, וכיבוי שלהן מוחק את המידע שנקרא.

עבור חברות שעובדות עם תוכנות ותיקות, אפליקציית המחשב כוללת גשר לקריאה בלבד שנמצא כרגע בבדיקה. מחשבים שולחניים יכולים לקרוא קובצי CSV,‏ XLSX,‏ XLS,‏ DBF ו־SQLite ששמורים בתיקיות חברה. במחשבי Windows שבהם מותקן מנוע Microsoft Access, האפליקציה של KolHive יכולה לקרוא גם קובצי Access. הגשר הזה פועל לקריאה בלבד ואינו כותב דבר בחזרה לקובצי המקור.

פורטל ניהול, שליטה במכשירים והתקנה

פורטל הניהול, ניהול מרחבי החברה, ניהול תפקידים בהיקף רחב וכלי ההתקנה למספר מחשבים נמצאים בבדיקה ונפתחים בהדרגה מחברה לחברה. מתוך הפורטל, מנהלי מערכת מנהלים אנשים, מחלקות, מרחבים, מדיניות, מכשירים והתקנות.

פעולות על מכשירים (בבדיקה): מנהלי מערכת יכולים לנתק מהחשבון, לנעול או למחוק מרחוק מכשיר של חבר צוות מתוך הפורטל, להגדיר מגבלת מכשירים לכל חבר צוות ולחייב נעילת אפליקציה. כל הפעולות על מכשירים נרשמות ביומן הביקורת.
ייצוא יומן ביקורת (בבדיקה): מנהלי מערכת יכולים לייצא תיעוד של 12 חודשים הכולל שיתופי קבצים, העברות, שינויי שמות ומחיקות כקובץ CSV או JSON.
הצטרפות לארגון (בבדיקה): אנשים מצטרפים באמצעות הזמנה, קישור או קוד הצטרפות (kolhive://join/<code>), או אוטומטית עם דומיין אימייל ארגוני שאומת באמצעות רשומת DNS TXT.
התקנה במספר מחשבים (בבדיקה): במחשבי Windows אפשר לבצע התקנה שקטה לכל המשתמשים באמצעות קוד החברה. במחשבי Mac ו־Linux משתמשים באותו קוד באמצעות קובץ או קישור הצטרפות.

מספר כלי אבטחה ומדיניות מתוכננים להמשך ואינם זמינים עדיין. הזדהות אחודה (SSO בפרוטוקולי SAML ו־OIDC) עדיין לא נבנתה. גם כניסה דו־שלבית עם אפליקציית אימות וקודי שחזור, אישור מכשיר חדש ממכשיר קיים וכללי מנהל לשימוש ב־AI מתוכננים להמשך ואינם זמינים היום. לפרטים טכניים על ההצפנה והארכיטקטורה, קראו את סקירת האבטחה לצוותי IT.

שימוש במפתחות AI עצמאיים ובמודלים מקומיים

במסלול העסקים (Business) אפשר לחבר שירות AI חיצוני באמצעות מפתח API משלכם, מודל מקומי שרץ על המחשב שלכם כמו שרת Ollama או LM Studio, או עוזר AI מבוסס שורת פקודה. היכולת הזו זמינה כבר היום. כדי לראות איך כל חיבור עובד, קראו את המדריך בחירת מודל AI.

כשמשתמשים במפתח API משלכם, החיוב על הבקשות מתבצע ישירות מול ספק ה־AI ולא דרכנו. הגדרות מדיניות למנהלים שיאפשרו או יחסמו מודלים מקומיים, מפתחות פרטיים, MCP, מודלים בענן או הרשאה ל־AI לקרוא תיקיות חברה מתוכננות להמשך ואינן זמינות עדיין.

איך מצטרפים למסלול העסקים

הקמת מסלול העסקים של KolHive מתבצעת ישירות מול הצוות שלנו באימייל. אין רכישה עצמאית של מסלול העסקים באתר, והמחיר נקבע בתיאום עם כל חברה.

אפשר לעבור על אפשרויות המסלולים בעמוד המסלולים וליצור קשר עם הצוות שלנו באימייל כדי להגדיר את הארגון שלכם או לבקש גישה ליכולות שנמצאות כרגע בבדיקה.

מגבלות

הזדהות אחודה (SSO ב־SAML או OIDC) אינה זמינה עדיין.
כניסה דו־שלבית ואישור מכשירים אינם זמינים עדיין.
מספר כלי ניהול, כולל פורטל הניהול, תיקיות חברה והתקנה שקטה, נמצאים בבדיקה ונפתחים בהדרגה מחברה לחברה.
אין רכישה עצמאית של מסלול העסקים באתר; ההקמה והתמחור מתואמים מול הצוות שלנו באימייל.

שאלות נפוצות

האם מנהלי מערכת יכולים לקרוא קבצים פרטיים של עובדים?

לא. מנהלי המערכת בארגון רואים את מרחבי החברה ומנהלים את נפח האחסון הארגוני, אבל הם לעולם אינם רואים את הקבצים הפרטיים של חברי הצוות. המרחבים הפרטיים נשארים נפרדים ממרחב החברה.

האם יש תמיכה ב־SSO?

לא, הזדהות אחודה עם SAML או OIDC עדיין לא נבנתה. במסגרת הבדיקות אפשר לצרף אנשים לארגון באמצעות הזמנה, קישור או קוד הצטרפות (kolhive://join/<code>), או אוטומטית עם דומיין אימייל ארגוני שאומת ברשומת DNS TXT. גם כניסה דו־שלבית מתוכננת לעדכון עתידי.

איך מתקינים את KolHive על מספר רב של מחשבים?

ההתקנה למספר מחשבים נמצאת כרגע בבדיקה ונפתחת בהדרגה מחברה לחברה. ב־Windows אפשר להריץ התקנה שקטה לכל המשתמשים במחשב באמצעות קוד החברה שלכם. במחשבי Mac ו־Linux משתמשים באותו קוד חברה באמצעות קובץ או קישור הצטרפות.

תוכנית Business מוגדרת עם הצוות שלנו במיוחד לכל חברה.

דברו איתנו